Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2019

Logistiek

1. Algemeen

Het logistieke proces omvat met inachtneming van het Tijdschema de aanlevering door de departementen (FEZ-directies) van concepten van de begrotings- en verantwoordingsstukken aan het Ministerie van Financiën en - al naar gelang van toepassing - aan de ministerraad (MR), de Raad van State (RvS), de Tweede Kamer (TK) en de Algemene Rekenkamer (AR).

Alle begrotings- en verantwoordingsstukken worden via het Ministerie van Financiën (directie Begrotingszaken, afdeling begrotingsbeheer) aan deze colleges verzonden. De departementen verzenden dus zelf geen stukken aan deze colleges, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven. Dit geldt ook voor Nota’s van wijziging op bij de Tweede Kamer ingediende begrotingswetsvoorstellen.

Als er over het verzenden of aanleveren van stukken wordt gesproken, wordt ook bedoeld het (digitaal) plaatsen van een digitale versie van een stuk in de daartoe door het Ministerie van Financiën aangewezen map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting (SRR).

1.1 Aanlevering Rijksportaal Rijksbegroting en drukproefvoorbereiding Sdu Uitgevers

De communicatie tussen de FEZ-directies, Auditdienst Rijk, bureaus SG en het Ministerie van Financiën over de uitwisseling van begrotings- en verantwoordingsstukken verloopt zoveel mogelijk digitaal via de besloten en beveiligde samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting. Plaats de bestanden in de juiste elektronische map. Eerst de goede map dubbel aanklikken en dan het bestand uploaden.

Voor wat betreft de naamgeving van de documenten wordt de volgende titel-structuur gehanteerd: hoofdstuknummer, departement gevolgd door hoofdstuknummer in romeins schrift tussen haakjes, (suppletoire) begroting/ slotwet/ jaarverslag, en datum. Bijvoorbeeld: 01. Koning (I), Slotwet 201x, versie xx maart 201x

Voor de relevante aanleveringsdata wordt het tijdschema van de Rijksbegrotingsvoorschriften (Tijdschema) geraadpleegd. Alleen van de RvS-versie, de TK-versie en de AR-versie van de diverse stukken worden ook papieren exemplaren bij Financiën/BZ/BBH ingediend. Het betreffende departement dient er voor te zorgen dat de papieren versie van een (suppletoire) begroting of jaarverslag exact gelijk is aan de digitale versie.

In overleg met de departementen wordt per departement een beperkt aantal personen geautoriseerd voor toegang tot de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting. Voor het verkrijgen van een autorisatie kan contact opgenomen worden via hafir@minfin.nl.

Geautoriseerde personen kunnen via het Rijksportaal doorklikken naar de samenwerkruimte (http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/). Indien ingelogd is de samenwerkruimte Rijksbegroting bereikbaar door in het zoekveld "Rijksbegroting" in te typen.

De departementen worden tijdig geïnformeerd over de aanleverspecificaties van de SDU voor zowel de begrotingen als de jaarverantwoording.

1.2 Algemene aandachtspunten

Bestanden

Bestanden worden als Word-document (doc-extensie) in de daartoe bestemde map in de samenwerkingsruimte geplaatst, tenzij het de definitieve getekende RvS-, TK- of AR-versie betreft. De definitieve versies worden bij voorkeur als pdf-bestand geplaatst, inclusief gescande handtekening(en). Bij de suppletoire wetten en de slotwet geldt dit niet. Hier moet een bewerkbaar doc-document voor worden aangeleverd. Het drukproces verloopt dan namelijk via de griffie en niet rechtstreeks met Sdu Uitgevers. De griffie regelt samen met Sdu Uitgevers het drukken van de slotwetten en suppletoire wetten. Het is raadzaam om van alle begrotingsstukken voor Sdu Uitgevers een bewerkbaar doc-document beschikbaar te houden.

Tabellen

Tabellen in het doc-document worden als bewerkbare tabellen opgenomen (dus niet via een link of als onbewerkbaar plaatje). Tabellen worden dus ook niet als aparte Excelbestanden (xls-extensie) in de mappen geplaatst. Zo nodig worden door de departementen met Sdu Uitgevers aparte aanleverafspraken voor drukproef-kopij gemaakt waarbij aan Sdu Uitgevers wel bronbestanden van de tabel middels een overzichtelijk Excelbestand er bij worden aangeleverd.

Open data bestanden

Open data bestanden worden (conform de afgesproken sjablonen en tijdsschema) aangeleverd via de daartoe bestemde map in de samenwerkingsruimte. De sjablonen zijn terug te vinden onder de informatieve documenten in de wettenpocket: https://wettenpocket.overheid.nl/portal/b103fb49-357d-4308-b2c0-b1437e4081b6/weergeven

Samenwerking met Sdu Uitgevers

Voor de voorbereiding van het drukproces van de Kamerstukken van de ontwerpbegrotingen, de suppletoire begrotingen (inclusief slotwetten) en de jaarverslagen onderhouden de departementen zelf contact met Sdu Uitgevers. Hieronder vallen afspraken over de planning en de aanlevering van stukken.

Links

In het kader van Verantwoord Begroten is het aanbrengen van links naar achterliggende stukken een manier om de begrotingen compact te houden. Voor het aanbrengen van links gelden volgende regels:

Linken naar officiële publicaties:

  1. Parlementaire stukken: Opnemen als hyperlink of in woorden, dus bijvoorbeeld "Kamerstukken II 2017-2018, 34950 V, nr. 1" of “Kamerstukken II 2017-2018 31490, nr. 243”. Opsommingen worden door Sdu Uitgevers niet verwerkt, dat wil zeggen dat een link altijd naar één digitale bron op het internet moet verwijzen. Een tekst met een opsomming zoals "Kamerstuk 33000-XV, nr. 66-70" wordt door de Sdu dus niet op de juiste wijze verwerkt.

  2. Staatscourant: Opnemen als hyperlink of in woorden dus bijvoorbeeld "Staatscourant, 2012, 334" of “Stcrt.2012, 334”.

  3. Staatsbladen: Opnemen als hyperlink of in woorden dus bijvoorbeeld "Stb. 2012, 4".

  4. Tractatenbladen: Trb. 2018, 25.

 

Verwijzingen naar de permanente links zoals www.overheid.nl en www.zoek.officielebekendmakingen.nl (zie Instructie links leesbaar maken) zijn mogelijk. De leesbaarheid voor departementen en verwerkbaarheid door Sdu wordt bevorderd met de korte link die met de knop 'Permanente link' in zoek.officiëlebekendmakingen.nl kan worden gemaakt.

Verwijzingen via hyperlink anders dan naar officiële publicaties: zowel leesbare links bijv. http://www.sdu.nl als onzichtbare links zoals bijv. sdu in de Word-kopij worden door de Sdu Uitgevers herkend en verwerkt.

2. Handtekeningen bewindslieden

2.1 Geen handtekening voor Ministerraadbehandeling

Begrotings- en verantwoordingsstukken voor MR-behandeling worden niet door de betrokken bewindslieden ondertekend. Deze stukken worden via een door de Minister van Financiën te ondertekenen Aanbiedingsformulier voor ministerraadsstukken aangeboden.

2.2 Wel handtekening

De RvS-versie en de TK-versie van de begrotingsstukken, de AR-versie en de TK-versie van de verantwoordingsstukken worden wel van een handtekening (geen kopie!) voorzien.

De handtekening van de minister wordt bij de ontwerpbegroting geplaatst onder deel A (Artikelsgewijze toelichting bij het begrotingswetsvoorstel) van de memorie van toelichtingen (zie model 1.30).

De handtekening van de minister wordt bij het jaarverslag onder onderdeel A (Aanbieding van het jaarverslag en verzoek tot dechargeverlening, model 3.10).

In de praktijk kan het voorkomen dat een minister niet tijdig bereikbaar is om zijn handtekening te plaatsen op de RvS- versie AR-versie of TK-versie van de begrotings- of verantwoordingsstukken. Bijvoorbeeld omdat de minister in het buitenland verblijft. Zo’n deadline-probleem kan worden voorkomen doordat de minister al enige dagen vóór de inzending van het formele stuk aan Financiënmodel 4.10 voor aanbieding van de ontwerpbegroting bij de Raad van State of model 4.20 voor aanbieding van het jaarverslag aan de AR te laten tekenen.

Het departement wordt verzocht om tijdig zorg te dragen voor ondertekening van de TK-versie van de ontwerpbegroting / jaarverslag door de minister. Zo nodig kan de minister al eerder het model 1.30 Memorie van toelichting begroting respectievelijk model 3.10 Aanbieding en verzoek dechargeverlening en aanbieding jaarverslag tekenen. Let hierbij er wel op dat de paginanummering aansluit op de rest van het document.

2.3 Hoe wordt er ondertekend?

Conform de richtlijn van de Tweede Kamer wordt als volgt getekend:

De Minister van ………(naam ministerie voluit),

de voorletter(s) en achternaam, zoals deze in de officiële benoemingslijst voor de Kamerleden/ bewindsleden is opgenomen.Dus zonder titulatuur.

Begrotings- en verantwoordingsstukken worden niet door de staatssecretarissen mede-ondertekend. Staatssecretarissen functioneren immers onder de verantwoordelijkheid van de betrokken minister.

De begrotings- en verantwoordingsstukken van een programmaministerie worden alleen ondertekend door de betrokken programmaminister, tenzij de stukken ook agentschapsbegrotingen bevatten. N.B. agentschapsbegrotingen bevatten apparaatsgeld. Een minister zonder portefeuille kan niet verantwoordelijk zijn voor de personele component in het apparaatsbudget van het agentschap. Voor dit gedeelte van het apparaatsbudget moet de minister die met de leiding van het betrokken ministerie (het ambtelijk personeel en het daarvoor benodigde apparaatsgeld) is belast, mede ondertekenen. Dit kan eventueel met de mede-namens-constructie.

2.4 Handtekening-exemplaren van de ontwerpbegrotingen ten behoeve van de Staten-Generaal

De ontwerpbegrotingen zijn over het algemeen nog niet in de definitief gedrukte vorm beschikbaar op het moment dat ze ondertekend ingediend moeten worden bij Financiën. Volstaan kan worden met een losbladige versie van de ontwerpbegroting (de geaccordeerde drukproef van de Sdu). Financiën draagt zorg voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Prinsjesdag. Om de suppletoire en slotwetten te ondertekenen kan gebruik worden gemaakt van een uitgeprinte wordversie.

2.5 Handtekening-exemplaren van de jaarverslagen ten behoeve van de Staten-Generaal

Departementen vragen hun minister te tekenen op de definitieve drukproef die zij van de Sdu hebben ontvangen. Deze worden uiterlijk op de dinsdag vóór Verantwoordingsdag bij BZ/BBH van Financiën bezorgd door het departement, waarna Financiën zorg draagt voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Verantwoordingsdag.

3. Ministerraad-behandeling

3.1 SG-versie begrotingen

Medio juli (zie Tijdschema) worden de SG-versies van de ontwerpbegrotingen geplaatst in de daartoe bestemde map in de samenwerkingsruimte. Deze versie is bedoeld voor ambtelijke afstemming. Wacht dus niet met de ambtelijke afstemming van de ontwerpbegrotingen tot de Begrotingsraden in augustus. Van elk departementaal Bureau SG zijn ook twee personen gemachtigd om deze versie via de samenwerkingsruimte te raadplegen. Het is verstandig ook met hen contact te zoeken zodat niet wordt gewacht tot aan de Begrotingsraden met eventueel commentaar leveren aan de andere departementen.

3.2 Samenwerkruimte (SRR)

De ministerraad-versie van de begrotings- en verantwoordingsstukken wordt bij BZ/BBH van Financiën ingediend door plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de samenwerkingsruimte.

3.3 Indiening Ministerraad

De ontwerpbegrotingen van de departementen worden in de MR behandeld, evenals de concept-Miljoenennota. Dit zijn de zogenoemde Begrotingsraden. Indiening van de ontwerpbegrotingen bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën.

3.4 Suppletoire begroting en Slotwet

De suppletoire begrotingen (inclusief de Slotwetten) van de departementen worden niet behandeld in de ministerraad, tenzij in overleg tussen het vakdepartement en Financiën wordt besloten een specifiek suppletoir begrotingswetsvoorstel (bijvoorbeeld in verband met een belangrijk geschilpunt) wel voor te leggen aan de ministerraad. In beginsel worden alleen de concept-Voorjaarsnota en de concept-Najaarsnota in de ministerraad behandeld. Indiening van de nota’s bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën (en ook van een eventueel suppletoir begrotingswetsvoorstel).

3.5 Mutaties

De departementen zijn ervoor verantwoordelijk dat mutaties, aangebracht in concept-suppletoire begrotingen (inclusief concept-slotwetten), steeds intensief met de Inspectie der Rijksfinanciën worden gecommuniceerd, opdat de Inspectie der Rijksfinanciën zo nodig kan zorgdragen voor verwerking van die mutaties in de betrokken concept-budgettaire nota.

3.6 Verantwoording

Wat betreft de jaarlijkse financiële verantwoording worden de volgende stukken in de MR behandeld:

  1. De concept-jaarverslagen; deze worden door de Minister van Financiën bij de MR ingediend (Tijdschema);

  2. Het concept-Financieel Jaarverslag van het Rijk; dit wordt door de Minister van Financiën bij de MR ingediend.

 

3.7 Aanpassingen na Ministerraad

De betrokken departementen verwerken zo nodig de besluiten van de MR in de begrotings- en/of verantwoordingsstukken. Na bespreking van de begrotings- of verantwoordingsstukken in de ministerraad mogen alleen technisch-procedurele wijzigingen, macro-economische aanpassingen en wijzigingen op grond van besluitvorming in de ministerraad worden aangebracht in de begrotings- en verantwoordingsstukken, tenzij anders is overeengekomen.

4. Advisering Raad van State

4.1 Raad van State-versie begroting

De RvS-versie van de begrotingsstukken wordt bij het Ministerie van Financiën ingediend via plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de Samenwerkingsruimt Rijksportaal Rijksbegroting (SRR) en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De memorie van toelichting van één exemplaar dient door de betrokken minister te zijn ondertekend.

4.2 Uiterlijke datum

De ontwerpbegrotingen van de departementen worden voor advies aan de RvS voorgelegd, evenals de concept-Miljoenennota. Indiening bij de RvS geschiedt door de Minister van Financiën en wel jaarlijks uiterlijk 31 augustus.

4.3 Adviezen

De door de RvS uitgebrachte adviezen over de ontwerpbegrotingen worden aan Financiën uitgebracht. Financiën zendt deze adviezen via plaatsing in een daartoe gereserveerde digitale map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting direct door aan de betrokken departementen.

4.4 Nader rapport

De departementen stellen naar aanleiding van het advies van de Raad van State, indien nodig een bijlage op bij het Nader rapport aan de Koning. Daartoe wordt gebruikt gemaakt van model 1.50 (in feite betreft het een bijlage bij het Nader rapport dat het Ministerie van Financiën opstelt). De departementen passen zo nodig de begrotingsstukken aan. Indien sprake is van een blanco advies is het in principe niet nodig om deze bijlage op te stellen, behalve als zich ten opzichte van de Raad van State-versie wijzigingen hebben voorgedaan in de begrotingsstaat en/of wijzigingen die beleidsmatig of politiek relevant zijn. Het Nader rapport zelf wordt opgesteld door Financiën. De door de departementen op te stellen bijlage bij het Nader rapport hoeft niet te zijn ondertekend door de betrokken minister.

4.5 Suppletoire begrotingen

Suppletoire begrotingswetsvoorstellen worden niet voor advies aan de Raad van State voorgelegd.

5. Behandeling Tweede Kamer en Eerste Kamer

5.1 Begrotingsbehandeling

De Tweede Kamer-versie van de ontwerpbegrotingen inclusief de bijlage bij het Nader rapport moeten bij Financiën worden ingediend via plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Dit betreft de door de Sdu gedrukte versie en een kopie daarvan, beide enkelzijdig. De memorie van toelichting van één exemplaar van de ontwerpbegroting wordt door de betrokken minister ondertekend. Zie hiervoor het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen en de bijbehorende budgettaire nota’s worden door de Minister van Financiën bij de Tweede Kamer ingediend (op papier en  digitaal naar de griffie van de Tweede Kamer verzonden).

Voor memories van antwoord en de beantwoording van schriftelijke Kamervragen (m.b.t de begrotingsstukken) geldt dat over de beantwoording overeenstemming moet zijn met Financiën (DGRB). De betreffende minister draagt zorg voor verzending aan de Tweede/Eerste Kamer.

5.2 Nota van Verbetering

Zodra het Kamerstuk van het wetsvoorstel is opgemaakt, wordt een exemplaar van dit Kamerstuk door het Bureau Wetgeving van de griffie van de Tweede Kamer ter controle toegezonden. Doel van deze controle is te verzekeren dat het Kamerstuk overeenstemt met het origineel van het ingediende wetsvoorstel.

Het ministerie dient binnen de gestelde termijn via het door Bureau Wetgeving vermelde (e-mail)adres aan het Bureau Wetgeving mee te delen welke correcties volgens het ministerie zouden moeten plaatsvinden. Het betreft correcties van de verschillen tussen het ingediende wetsvoorstel en het van de Kamer ontvangen Kamerstuk. Ook als het ministerie van oordeel is dat er geen noodzaak bestaat voor het aanbrengen van correcties, dient de voor de controle aangewezen ambtenaar dit binnen de gestelde termijn via het door het Bureau Wetgeving verschafte (e-mail)adres mee te delen.

Indien bij de mededeling vanuit het ministerie in het wetsvoorstel correcties worden voorgesteld die naar het oordeel van het Bureau Wetgeving inderdaad te herleiden zijn tot een verschil tussen het origineel en het kamerstuk, kan door Bureau Wetgeving een nota van verbetering worden uitgebracht. Er kan dus alleen sprake zijn van een nota van verbetering als het gaat om het herstellen van afwijkingen tussen de ingediende en de vervaardigde tekst van een Kamerstuk. De nota van verbetering wordt dus niet gebruikt voor het herstellen van kennelijke missstellingen in het voorstel zoals dat aan de Tweede Kamer is gezonden. Dergelijke wijzigingen kunnen door de betrokken bewindspersoon bij nota van wijziging worden aangebracht.

5.3 Nota van Wijziging

De behandeling van de ontwerpbegroting kan, zolang over het begrotingswetsvoorstel nog niet is gestemd door de Tweede Kamer, leiden tot Nota’s van wijziging (van de zijde van de regering) en/of amendementen (van de zijde van de Tweede Kamer).

Een Nota van Wijziging wordt zoveel mogelijk conform model 1.51  (voor de ontwerp-begroting) en model 4.51 (voor een suppletoire begroting) ingericht. Een nota van wijziging wordt ondertekend door de betrokken minister (en gaat vergezeld van een ondertekende aanbiedingsbrief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer). Deze wordt op papier in 2-voud aan de Minister van Financiën gestuurd (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer) en wordt door de FEZ-directies in de daartoe bestemde map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting geplaatst. Nota's van wijziging worden door de Minister van Financiën aan de Tweede Kamer gezonden.

Nota's van wijziging die verband houden met niet eerder in de ministerraad aan de orde geweest zijnde beleidsbeslissingen met financiële gevolgen, worden in de ministerraad aan de orde gesteld voordat ze bij de Tweede Kamer kunnen worden ingediend. Bij twijfel wordt vooraf contact opgenomen met de Inspectie der Rijksfinanciën.

De ministerraad beslist daarbij ook of de Nota van wijziging wel of niet vóór toezending aan de Tweede Kamer eerst nog voor advies aan de Raad van State wordt voorgelegd. Indiening van een Nota van wijziging bij de ministerraad en de Raad van State geschiedt steeds door de Minister van Financiën.

5.4 Amendementen

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen kunnen door de Tweede Kamer via amendering worden gewijzigd. De betrokken minister neemt op grond van artikel 4.13 van de Comptabiliteitswet 2016 zonder voorafgaand overleg met de Minister van Financiën geen definitief standpunt in over een amendement, als aan dat amendement financiële gevolgen voor het Rijk zijn verbonden.

Indien Kamerleden die amendementen willen indienen, een beroep doen op ambtelijke bijstand van het betrokken departement, kan in puur technische zin bijstand worden verleend (zie Begrippenlijst voor uitleg over amendementen).

Bij uitzondering komt het voor dat via een amendement in de begrotingsstaat artikelonderdelen worden opgenomen. Artikelonderdelen die via amendering in de begrotingsstaat zijn opgenomen, worden in het betrokken jaar in de suppletoire begrotingen (inclusief de Slotwet) en in de verantwoordingsstaat (rekening/jaarverslag) gehandhaafd.

Amendementen hebben in beginsel betrekking op het begrotingsjaar. Soms kunnen amendementen een meerjarige werking hebben. Meerjarige begrotingsamendementen met een deugdelijke dekking worden zowel in het betrokken jaar als de jaren daarna in de (suppletoire) begrotingen, slotwetten en in de jaarverslagen meerjarig verwerkt. De verantwoordelijke minister kan hiervan slechts afwijken ingeval van ernstige bezwaren. In dat geval informeert de betrokken minister conform artikel 2.3, vijfde lid, van de Comptabiliteitswet 2016 de Tweede Kamer afzonderlijk hierover. Zwaarwegende redenen kunnen betrekking hebben op het ontbreken van een deugdelijke dekking, het ontbreken van een meerjarige dekking of de technische onuitvoerbaarheid van het amendement. In een dergelijk geval worden de financiële gevolgen van amendementen die een meerjarige werking hebben alleen in de begrotingsstaat van het lopend jaar in de suppletoire begrotingen, slotwetten en in de jaarverslagen verwerkt. Deze procedure geldt ook wanneer een amendement alleen een eenmalige verwerking in de begroting beoogd. Uit de toelichting bij de betreffende modellen moet blijken of het amendement meerjarig of incidenteel wordt verwerkt. 1).

5.5 Behandeling jaarverslagen

Indien wordt voorzien dat indiening op de in het tijdschema aangegeven datum niet mogelijk is, wordt het Ministerie van Financiën daar zo snel mogelijk van op de hoogte gesteld (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer, hafir@minfin.nl). Indien de indiening van de jaarstukken aanzienlijk later zal plaatsvinden dan de vastgestelde datum, wordt via een brief met redenen omkleed uitstel bij de Minister van Financiën aangevraagd.

De Tweede Kamer-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen) wordt bij Financiën ingediend via plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast tevens in 2-voud op papier bij de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Voor de ondertekening van de jaarverslagen zie het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden'.

Jaarverslagen zijn geen wetsvoorstellen en worden door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer als nota/rapport/brief behandeld. Nota’s van wijziging en/of amendementen zijn niet mogelijk.

In afwijking van andere nota’s/rapporten/brieven wordt de behandeling van een jaarverslag door zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer afgesloten met een formeel besluit tot dechargeverlening (artikel 2.40 van de Comptabiliteitswet 2016).

De ontwerp-slotwetten worden meestal gelijktijdig behandeld met de jaarverslagen. In beginsel zijn hierop wel Nota’s van wijziging en/of amendementen mogelijk. In de praktijk komt dat zelden voor.

6. Controle Algemene Rekenkamer

6.1 Verantwoordingsstukken

De AR-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen en de Slotwetten) worden bij Financiën ingediend via plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de daartoe bestemde map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Eén exemplaar van het jaarverslag en één exemplaar van de memorie van toelichting van de Slotwet worden door de minister ondertekend. Zie hiervoor model 3.10 en model 3.54.

De ontwerp-slotwetten worden eind maart gezamenlijk met de concept-jaarverslagen en de daarbij behorende auditrapporten door de Minister van Financiën aan de Algemene Rekenkamer gestuurd

6.2 Begrotingen

Met uitzondering van de ontwerp-slotwetten worden (suppletoire) begrotingen niet vóór de indiening bij de Tweede Kamer aan het oordeel van de Algemene Rekenkamer onderworpen. De ontwerp-slotwetten worden door de Algemene Rekenkamer bezien op consistentie met de concept-jaarverslagen.

7. Correcties in jaarverslagen

7.1 Inleiding

Correcties in het jaarverslag, die na afgifte van de controleverklaring worden aangebracht, kunnen doorwerken in het door het Ministerie van Financiën opgestelde Financieel Jaarverslag van het Rijk en kunnen van invloed zijn op de strekking van de door de Auditdienst Rijk afgegeven controleverklaring bij het departementale jaarverslag. Om die reden dienen de correcties in het jaarverslag altijd voor akkoord aan de Auditdienst Rijk te worden voorgelegd en vervolgens te worden aangeleverd bij de directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën op uiterlijk op de in het tijdschema genoemde datum. Deze werkwijze stelt de Algemene Rekenkamer  in staat  om haar verantwoordingsrapporten bij de jaarverslagen tijdig vast te stellen.

Hoewel wijzigingen in de Slotwet op zichzelf niet hoeven worden geparafeerd door de Auditdienst Rijk, kunnen deze wijzigingen wel vaak doorwerken in het jaarverslag. In dat geval dienen de wijzigingen in het jaarverslag voor parafering te worden voorgelegd.

7.1 Correctiebladen

In een jaarverslag worden soms correcties aangebracht na afgifte van de controleverklaring door de Auditdienst Rijk.

7.2 Correcties in jaarverslagen

In een jaarverslag worden soms correcties aangebracht na indiening van het door de Auditdienst Rijk gecontroleerde jaarverslag bij het Ministerie van Financiën.

De correcties in de jaarverslagen blijven beperkt tot:

  1. Correcties die door het betrokken departement (directie Financieel Economische Zaken) bij nader inzien strikt noodzakelijk worden bevonden, inclusief eventuele wijzigingen n.a.v. de behandeling en vaststelling van het jaarverslag in de Ministerraad. Deze correcties kunnen worden doorgevoerd tot uiterlijk ultimo maart (zie Tijdschema voor exacte datum);

  2. Correcties die moeten worden doorgevoerd op verzoek  van het Ministerie van Financiën. De correcties die Financiën noodzakelijk vindt, worden uiterlijk begin april (zie Tijdschema voor exacte datum) doorgevoerd. Na deze datum  kunnen alleen correcties worden doorgevoerd die de Algemene Rekenkamer noodzakelijk vindt; 

  3. Correcties naar aanleiding van bevindingen van de Algemene Rekenkamer. Deze kunnen plaatsvinden zolang het verantwoordingsonderzoek loopt.

 

Voor alle correcties onder a, b en c geldt dat deze alleen kunnen worden aangebracht indien daarover overeenstemming bestaat met de Auditdienst Rijk. Alle correcties/wijzigingen moeten via de correctiebladenprocedure door de Auditdienst Rijk zijn geaccordeerd, hoe klein de correcties ook zijn (dus bijv. ook typefouten). Om het aantal correcties te beperken is het wel aan te bevelen om het jaarverslag voor de datum van de controleverklaring te checken op spelling.

Een correctieblad is een pagina uit het jaarverslag waarbij door middel van ‘wijzigingen bijhouden’ de feitelijke correcties zichtbaar worden gemaakt. Deze pagina’s worden geprint en vervolgens aan de Auditdienst Rijk ter accordering voorgelegd. Om de correctiebladenprocedure zo doelmatig mogelijk te laten verlopen worden de wijzigingen zoveel mogelijk gebundeld. De Auditdienst Rijk accordeert de correcties door op het correctieblad een stempel ‘Auditdienst Rijk’ te plaatsen samen met de datum en de paraaf van de Auditdienst Rijk. De geparafeerde correctiebladen worden vervolgens in 2-voud op papier en digitaal (door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de samenwerkingsruimte) bij de directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën ingediend. Alle correctiebladen moeten zijn voorzien van het betreffende begrotingshoofdstuknummer, datum en een unieke, doorlopende nummering.

De geaccordeerde correcties dienen door het departement in het jaarverslag te worden verwerkt (accepteren van de wijzigingen). Deze nieuwe versie van het jaarverslag wordt uiterlijk ultimo maart  (zie Tijdschema voor exacte datum) in 2-voud op papier en digitaal (door middel van plaatsing in de daartoe bestemde map op de samenwerkingsruimte) bij de directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën ingediend. Het jaarverslag dient door de minister te zijn getekend. Let daarbij op dat de paginanummering doorloopt.

De correctiebladen, de gewijzigde versie van de jaarverslagen, de slotwetten en de auditrapporten worden uiterlijk 31 maart (zie Tijdschema) door de Minister van Financiën aan de Algemene Rekenkamer aangeboden.

Alle correcties worden door het betrokken departement ook verwerkt in de drukproef die bij de Sdu Uitgevers in voorbereiding is. Na drukproef akkoord bij de Sdu kunnen geen correcties meer in het jaarverslag worden verwerkt. Mochten er desalniettemin nog onjuistheden in het jaarverslag geconstateerd worden die gecorrigeerd moeten worden, dan kunnen deze via een addendum (invoegblad ter vervanging van de onjuiste pagina) bij het jaarverslag aan de Tweede Kamer worden aangeboden. Houd er wel rekening mee dat hierdoor  de correctie extra onder de aandacht van de Tweede Kamer kan komen.

  1. 1)

    Amendement Vermue tijdens behandeling van het wetsvoorstel Comptabiliteitswet 2016, 34426, nr. 12