Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2019

Hoofdproces Processtap Omschrijving Data (vastgelegd in financiële adm. of subsystemen) Data (vast te leggen in financiële adm. of subsystemen) Jaarrekening Aandachtpunt Wet en regelgeving
Instellen of bijstellen van vorderingen Ontvangst verzoek voor instellen van vordering a.d.h.v. brondocument. Dit kan ook geautomatiseerd plaatsvinden als gevolg van eindafrekening verplichtingen. Basis voor vastleggen van een vordering in de financiële administratie. Controle op volledigheid en voldoende informatie voor verdere verwerking in het debiteurenproces.Vorderingenbeheer, de zorg voor het invorderbaar stellen en het innen van de aan het Rijk toekomende vorderingen, die voortvloeien uit het beheer van de begroting van het Rijk en uit het beheer van de rekeningen buiten het begrotingsverband als bedoeld in artikel 28, tweede lid, van de comptabiliteitswet 2001.       Vorderingen betreffen geen financieel instrument uit VB maar vormen een belangrijk onderdeel van diverse instrumenten CW 2001
  Controle NAW gegevens, indien nodig vastleggen van nieuwe relatie   NAW gegevens NAW gegevens      
  Aanmaken uitgaande factuur (vordering) Opstellen uitgaande factuur, uitprinten en versturen. Dit moet op dezelfde dag plaatsvinden i.v.m. wettelijke betalingstermijnen Factuurnummer Factuurnummer Extracomptabele vorderingen In de jaarrekening moet volgens de RBV onderscheid gemaakt worden tussen:
•Direct opeisbaar
•Op termijn opeisbaar
•Geconditioneerd
 
      Factuurdatum Factuurdatum      
      Vervaldatum factuur Vervaldatum factuur      
      Bepalen debiteurenprofiel (status) Debiteurenprofiel      
      Relatienummer Relatienummer      
      Betaalgegevens Betaalgegevens      
      Factuuromschrijving Factuuromschrijving      
      Bedrag Bedrag      
      Blokkeercode bepalen Blokkeercode      
        Brondocument      
        Rekeningnummer      
               
Financieel afwikkelen vorderingen (inningenproces)   Periodiek opstarten herinnering en aanmaningen          
  Opstarten inningenproces, dit kan handmatig of geautomatiseerd plaatsvinden 30 dagen :
herinneringsbrief
         
    60 dagen:
status overdragen aan deurwaarder. Bepalen vervolg incasso betreffende dossier
Blokkeercode aanpassen Blokkeercode   dit is niet van toepassing op vorderingen op andere departementen  
               
Financieel afwikkelen vorderen (ontvangsten) Ontvangen bedrag binnen betalingstermijn Bedrag vordering is ontvangen binnen wettelijke termijnen. Vordering wordt afgeboekt en ontvangst wordt binnen de rekening verantwoord. Datum ontvangst vordering Grootboek rekening (uitgaven of ontvangst)     Ontvangst mag in mindering worden verantwoord op de uitgaven als sprake is van hetzelfde boekjaar. Indien vordering betrekking heeft op uitgaven voorgaande jaren moeten de ontvangsten verantwoord worden op een middelenrekening.  
  Verzoek tot betalingsregeling Verzoek tot betalingsregeling wordt ontvangen van debiteur. Ontvangst verzoek betalingsregeling wordt vastgelegd in logboek inningen, of verwijzing naar dossier        
  Opstellen betalingsvoorstel Opstellen voorstel tot betalingsregeling, start en slotdata worden vermeld. Voorstel wordt voorgelegd aan gemandateerde.          
  Tweezijdig getekende betalingsovereenkomst. Debiteurenbeheer ontvangt getekende overeenkomst van betreffende debiteur. Registeren betalingsregeling in logboek inningen betreffende facturen kenmerk "betalingsregeling"        
  Ontvangsten betalingsregeling, zie ontvangen bedragen Maandelijks controleert debiteurenbeheer of betalingen cf overeenkomst zijn gedaan. Bij niet nakomen van afspraken verzenden brief achterstand betalingen en/of overdragen aan deurwaarder. Zie ontvangen bedragen        
  Uit handen geven van vordering aan gerechtsdeurwaarder na 60 dagen na afloop betalingstermijn Na 60 dagen afloop betalingstermijn wordt opdrachtbrief aan gerechtsdeurwaarder opgesteld. Eigenaar van vordering wordt hiervan op de hoogte gesteld. Facturen krijgen "blokkeercode" ter behandeling deurwaarder mee.     Als inspanningen deurwaarder niet tot ontvangst vorderingen leiden:
- inschakelen Landsadvocaat bij vordering > 25.000;
- bij vorderingen < 25.000 kantongerecht
 
    Kopie dossier wordt met opdracht meegstuurd en bevat minimaal:   Brondocument   Bij opstarten van gerechtelijke procedure wordt door de deurwaarder om instemming gevraagd. Afhankelijk hoe e.e.a. binnen het departement is geregeld wordt instemming gevraagd aan gemandateerde en WJZ.  
      Brondocument        
      Factuur        
      (datum)herinnering        
      (datum) aanmaning        
      betalingsregeling (indien van toepassing)        
  Kwijtschelding, cf artikel 2 van het besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 dient vanaf 1 mln euro vooraf instemming worden gevraagd aan de Minister van Financiën. Na ontvangst geeft de dir. FEZ cf art. 5 van het Besluit een schriftelijke mededeling aan de AR (incl kopie van besluit en en instemming Financiën) Kwijtschelding is mogelijk indien een specifieke wet daarin voorziet en er een uitspraak ligt van de rechter, (vb. uitspraak cf de wet schuldsanering natuurlijke personen). Incidenteel is het mogelijk om uit billijkheid, doelmatigheid dan wel om een beleidsmatige reden een vordering kwijt te schelden. Afboeken kwijtgescholdenbedrag in administratie met verwijzing naar betreffende instemming van dir FEZ.   Extracomptabele vorderingen Kwijtschelding en buiteninvorderingstelling waarbij sprake is van middelen uit Europese fondsen gelden aanvullend de specifieke voorschriften van de Europese Commissie Besluit privaatrechtelijke handelingen
  Voorlopig/defintief buiteninvorderingstelling, cf artikl 5 lid 4 van de regeling kwijtschelden en buiteninvorderingstelling 2014 wordt vanaf 1 mln voorafgaand instemming gevraagd van de Minister van Financiën. Bij solventie van de debiteur blijkens een rechtelijke uitspraak of kan uit overweging van doelmatigheid besloten worden een vordering voorlopig buiteninvordering te stellen. Indien een rechter het faillissement heeft uitgesproken en er ook geen baten meer zijn om te verdelen kan direct een definitieve buiteninvordering worden vastgesteld. Status voorlopig buiteninvordering wordt meegegeven aan de openstaande facturen (jaarlijks nagaan of invordering alsnog mogelijk is. Defintief buiteninvordering wordt bedrag afgeboekt in de administratie. (betrokken debiteur wordt hiervan niet in kennis gesteld).   Extracomptabele vorderingen Kwijtschelding en buiteninvorderingstelling waarbij sprake is van middelen uit Europese fondsen gelden aanvullend de specifieke voorschriften van de Europese Commissie Regeling Kwijtschelden