Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2019

Hoofdproces Processtap Omschrijving Data (vastgelegd in financiële adm. of subsystemen) Definitie Jaarrekening Aandachtpunt Regelgeving
            Apparaatsuitgaven betreft geen financieel instrument uit VB. Inkoop/aanbesteding wordt hier buiten beschouwing gelaten.  
Aangaan verplichting              
Aangaan of bijstellen van verplichtingen Toets behoeftestelling (w.o. budgetcheck) Beoordelen of behoeftestelling doelmatig/rechtmatig/budgettair akkoord is Reservering (verplichtingen- en kasbudget) Reservering (verplichtingen- en kasbudget)   Betreft verplichtingen: het bedrag van de verplichting die in dat jaar rechtstreeks ontstaat op grond van een verdrag, een wet, een koninklijk besluit, een ministeriele regeling, een beschikking, een verbintenis of een op een controleerbare wijze vastgelegde afspraak tussen dienstonderdelen en die in dat jaar danwel in een later jaar tot uitgaven leidt of kan leiden. Kasbudget: Is er voldoende geld beschikbaar? CW geeft aan dat elke verplichting op een begrotingsartikel wordt geboekt  
      begrotingsartikel/instrument begrotingsartikel/instrument   Betreft apparaatsuitgaven: Personele en materiële uitgaven (onderdelen) van een ministerie die gemoeid zijn met de ontwikkeling, aansturing en uitvoering van beleid. Hieronder valt ook externe inhuur. Voor apparaatsuitgaven is een vaststaande verdeling voor de begrotingsdocumenten aangegeven tot op het niveau van de rijksbrede kostensoorttabel. Voor wat betreft de externe inhuur is daarnaast een uitsplitsing in categorieën voorgeschreven.  
      Stamgegevens Stamgegevens   Vastleggen KVK nummer alléén nodig bij Nederlandse bedrijven of instellingen, of Nederlandse vestigingen van crediteuren. Handelsregister nummering
      rekeningnummer rekeningnummer      
      (Korte) omschrijving (Korte) omschrijving      
    Bestelling/contract/order datum contract datum contract      
  Registreren/boeken van de juridisch aangegane verplichting Juridische verplichting, conform definitie RBV, die is aangegaan einddatum verplichting einddatum verplichting openstaande verplichtingen    
      Verplichtingenbedrag Verplichtingenbedrag   Afhankelijk van (inter)departementale regelgeving of het bedrag vastgelegd moet worden als verplichting. Zo hoeft een bedrag beneden 30.000 euro niet te worden vastgelegd en hoeven ook variabele elementen niet te worden vastgelegd. Verplichtingen = kas regeling
Comptabiliteitswet
      verplichtingennummer verplichtingennummer      
      Kasraming Kasraming   Indien van toepassing; meerjarig, gebaseerd op contractafspraken  
      Valutabedrag Valutabedrag   Indien van toepassing, dit zal met name bij Defensie en Buitenlandse zaken zijn. Regeling departementale begrotingsadministratie
      Omzetbelasting buitenlandse order Omzetbelasting buitenlandse order   Indien van toepassing; fiscale regelgeving: omzetbelasting tav buitenlandse orders Belasting verleggen
      Omzetbelasting terug te vorderen Omzetbelasting terug te vorderen      
      Grootboekrekening financieel_instrument_XYZ Grootboekrekening financieel_instrument_XYZ      
Betalen              
Betalen Levering levering van de afgesproken prestatie begrotingsartikel/instrument begrotingsartikel/instrument      
  Prestatieverklaring Opstellen prestatieverklaring waarbij levering wordt getoetst aan de gestelde voorwaarden stamgegevens stamgegevens   Vastleggen KVK nummer alléén nodig bij Nederlandse bedrijven of instellingen, of Nederlandse vestigingen van crediteuren.  
  Factuur Betalingsverzoek leverancier/reverse billing rekeningnummer rekeningnummer      
  Betaling Betaalopdracht na voldoen aan betaalvoorwaarden Factuurnummer Factuurnummer   Evt. Gebruik makend van light verificatie regime  
      verplichtingennummer verplichtingennummer openstaande verplichtingen    
      datum betaling datum betaling      
      bedrag bedrag      
      Grootboekrekening financieel_instrument_XYZ Grootboekrekening financieel_instrument_XYZ      
      Voorschotbedrag Voorschotbedrag openstaande voorschotten    
Afwikkelen verplichting              
Financieel afwikkelen verplichting Afrekenen voorschot
- vorderen (vs > eindafrekening)
- betalen (vs < eindafrekening)
- neutraliseren (vs = eindafrekening)
Bij eindafrekening - indien er sprake is van voorschotbetalingen - nabetalen, vorderen of verrekenen voorschot zie processtap vorderen of betalen   openstaande voorschotten    
  Afwikkelen verplichting Verplichting wordt afgesloten     openstaande verplichtingen    
Jaarafsluiting              
Opstellen jaarrekening              
               
  Stand saldibalans bepalen Toetsen of verplichting terecht open staat:
- Terecht open -> doorschuiven kasraming
- onterecht open -> afboeken verplichting
Zie processtap aangaan of bijstellen verplichtingen of financieel afwikkelen verplichting        
Instellen vordering (wordt apart uitgewerkt)              
Financieel afwikkelen vorderingen (ontvangsten Opstellen vordering Indien afrekening < voorschot wordt een vordering ingesteld NAW gegevens NAW gegevens      
      bedrag bedrag Openstaande vorderingen Is regulier proces separaat uitwerken.  
    Ontvangstenrekening gekoppeld aan juiste instrument rekeningnummer rekeningnummer      
      factuurnummer factuurnummer      
      Datum vastlegging Datum vastlegging      
  Vervolg inningenproces waaronder herinnering/aanmaning.            
  Kwijtschelding, voorlopig en definitief buiteninvordering