Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2019

3.24 - Bedrijfsvoeringsparagraaf

Model:

Paragraaf 1 - uitzonderingsrapportage voor de volgende vier verplichte onderdelen:

Rechtmatigheid

artikel / post saldibalans / agentschap x

«tekst invoegen»

artikel / post saldibalans / agentschap y

«tekst invoegen»

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

«tekst invoegen»

Financieel en materieelbeheer

«tekst invoegen»

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

«tekst invoegen»

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

«tekst invoegen»

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

«tekst invoegen»

Toelichting

Algemeen

  1. De bedrijfsvoeringsparagraaf in het departementale jaarverslag en de jaarverslagen van de Staten-Generaal (IIA) en de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB) bestaat uit de drie paragrafen.

  2. Voor de jaarverslagen van de niet-departementale begrotingen (met uitzondering van De Koning (I), de Staten-Generaal (IIA) en Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)) en de jaarverslagen van begrotingsfondsen die als afzonderlijke jaarverslagen worden gepubliceerd, worden in de bedrijfsvoeringsparagraaf alleen de onderdelen rechtmatigheid en totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie uit paragraaf 1 opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen uit paragraaf 1 (financieel- en materieelbeheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 geldt dat deze ook moeten worden opgenomen, maar dat voor de toelichting wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van het moederdepartement.

  3. Voor het jaarverslag van De Koning (I) wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf in paragraaf 1 het onderdeel rechtmatigheid opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen van paragraaf 1 (totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, financieel- en materieelbeheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 wordt vermeld dat deze niet van toepassing zijn of dat zich geen bijzonderheden hebben voorgedaan.

  4. Alle paragrafen en onderdelen hiervan worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

  5. Welke bevindingen gerapporteerd worden, wordt in een kwalitatieve afweging bepaald en is mede gebaseerd op de uitkomsten van de departementale risicoanalyse. Factoren die hierin een rol spelen kunnen zijn: politieke gevoeligheden, individuele afspraken van de minister met de Tweede Kamer en gevallen van fraude.­

 

Toelichting paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

  1. Deze paragraaf is een uitzonderingsrapportage. Uitzonderingsrapportage wil zeggen dat, voor zover elementen van de bedrijfsvoering op orde zijn, deze niet in deze paragraaf worden behandeld. Deze paragraaf beschrijft de belangrijkste tekortkomingen risico's in het begrotingsjaar, inclusief de geïmplementeerde maatregelen die in het begrotingsjaar zijn genomen om deze risico's te beheersen en de tekortkomingen op te lossen. Alle overige niet geïmplementeerde verbetermaatregelen (zoals verbeterplannen die (deels) nog moeten worden geïmplementeerd) kunnen in paragraaf 3 worden genoemd en toegelicht.

  2. Wanneer er geen (kwalitatieve of kwantitatieve) bevindingen zijn te melden met betrekking tot de vier verplichte onderdelen van paragraaf 1 van de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten deze toch afzonderlijk identificeerbaar opgenomen worden. Dit om onduidelijkheden te vermijden. Volstaan kan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen en/of bijzonderheden hebben voorgedaan.

 

Rechtmatigheid

  1. In het onderdeel rechtmatigheid wordt onder meer gerapporteerd over de niet-naleving van voorwaarden in wet- en regelgeving. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op het aangaan van verplichtingen of het verrichten van betaling. Het uitgangspunt hierbij is dat een geconstateerde onrechtmatigheid, afhankelijk van de vraag waarop de desbetreffende voorwaarde betrekking heeft, aan de verplichting of de betaling wordt toegerekend, niet aan beide.

  2. Tevens wordt gerapporteerd over gebleken tekortkomingen in de opzet en/of werking van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Indien sprake is van een toereikend MenO-beleid hoeft dit niet te worden beschreven in dit onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf.

  3. Het onderdeel over rechtmatigheid dient afzonderlijk identificeerbaar te zijn in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Dit is noodzakelijk voor de Auditdienst Rijk, zodat in de controleverklaring (verklaring van de accountant) duidelijk en ondubbelzinnig kan worden aangegeven over welke onderdelen van het jaarverslag welk soort c.q. mate van zekerheid wordt gegeven.

  4. Voor het onderdeel over rechtmatigheid wordt onder rechtmatigheid verstaan comptabele rechtmatigheid. Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag dient te worden verantwoord in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

  5. Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.

  6. Voor de rapportering van fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf gelden vijf soorten rapporteringstoleranties: een rapporteringstolerantie op artikelniveau, een rapporteringstolerantie voor de saldibalans, een rapporteringstolerantie voor de agentschappen, een rapporteringstolerantie voor de afgerekende voorschotten en een rapporteringstolerantie op totaalniveau van de artikelen. Deze rapporteringstoleranties worden hierna toegelicht. Bij overschrijding van elke rapporteringstolerantie worden fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf gekwantificeerd, zoals aangegeven in het "overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties" (zie hierna). Voor het bepalen van de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties worden fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld en gezamenlijk vermeld in het "overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden". Daarbij geldt dat als het bedrag aan fouten en onzekerheden de desbetreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan het totale bedrag aan fouten en onzekerheden dient te worden vermeld (en niet alleen het bedrag dat de desbetreffende rapporteringstolerantie overschrijdt). Indien geen van de genoemde rapporteringstoleranties is overschreden dient dit expliciet te worden vermeld in het onderdeel ''Rechtmatigheid" van de bedrijfsvoeringparagraaf. Het overzicht wordt dan niet opgenomen in het onderdeel "Rechtmatigheid" van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Volstaan kan dan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen hebben voorgedaan.

  7. Indien fouten ten aanzien van de rechtmatigheid zijn bepaald aan de hand van statistische steekproeven, wordt in het "overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden" de meest waarschijnlijke fout vermeld in kolom 4, indien de maximale fout (inclusief de geconstateerde onzekerheid) de tolerantiegrens overschrijdt. Als de maximale fout inclusief de geconstateerde onzekerheid de tolerantiegrens wel en de meest waarschijnlijk fout (inclusief de geconstateerde onzekerheid) de tolerantiegrens niet overschrijdt, wordt in kolom 5 geen percentage vermeld en onderaan het overzicht toegelicht dat alleen de maximale fout (inclusief de geconstateerde onzekerheid) de rapporteringstolerantie overschrijdt en dat daarom de meest waarschijnlijke fout (inclusief de geconstateerde onzekerheid) moet worden vermeld. Deze uitgangspunten gelden voor alle hierna genoemde rapporteringstoleranties.

  8. Fouten en onzekerheden t.a.v. de getrouwheid (getrouwe weergave) worden niet in de bedrijfsvoeringsparagraaf en in het "overzicht van overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden" (zie overzicht hierna) vermeld. Wel worden fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid vermeld in de "overzichten controlebevindingen" die de ADR opstelt

  9. De in het departementale jaarverslag verantwoorde verplichtingen en uitgaven moeten voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Als criterium daarbij wordt onder meer gehanteerd of een verplichting of uitgave past binnen de vastgestelde begroting.

    Gelet op het budgetrecht van de Tweede Kamer en de Eerste Kamer der Staten-Generaal wordt een beleidsmatige mutatie na Najaarsnota tijdig (zie tijdschema) schriftelijk gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer indien de beleidsmatige mutatie leidt tot een overschrijding van het verplichtingen- en/of uitgavenbudget op begrotingsartikelniveau na Najaarsnota/2e suppletoire wet.

    Indien na de 2e suppletoire begroting een verplichting is aangegaan en/of een uitgave is verricht voortvloeiend uit een beleidsmatige mutatie die leidt tot een overschrijding van verplichtingen- en/of uitgavenbudget op begrotingsartikelniveau en die niet tijdig schriftelijk is gemeld gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer, dan wordt die verplichting of uitgave aangemerkt als onrechtmatig. Indien dit tevens leidt tot overschrijding van een rapporteringstolerantie dan rapporteert de minister daarover in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van het betreffende begrotingsjaar.

 

Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden

(1) Rapporterings-tolerantie (2) Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis) (3) Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in € (4) Bedrag aan fouten in € (5) Bedrag aan onzekerheden in € (6) Bedrag aan fouten en onzekerheden in € (7)Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag = (6)/(2)*100%
Totaal artikelen verplichtingen Voorbeeld: €700.000.000 Voorbeeld: €25.000.000 Voorbeeld: €9.950.782 Voorbeeld: €20.000.000 Voorbeeld: €29.950.728 Voorbeeld: 4,3%
Totaal artikelen uitgaven/ ontvangsten            
Artikel ... verplichtingen            
Artikel ... uitgaven/ ontvangsten            
Samenvattende staat baten-lastenagentschappen            
Saldibalans            
Afgerekende voorschotten            

Voor dit overzicht geldt:

  • Alle overschrijdingen van de rapporteringstoleranties van fouten en onzekerheden worden in dit overzicht opgenomen in het onderdeel "Rechtmatigheid" van de bedrijfsvoeringsparagraaf.

  • De regels in dit overzicht worden uitsluitend ingevuld indien sprake is van overschrijdingen van een rapporteringstolerantie.

  • Als het opgetelde bedrag aan fouten en onzekerheden de betreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan wordt het totale bedrag aan fouten vermeld in kolom 4 en het totale bedrag aan onzekerheden wordt vermeld in kolom 5 (en niet alleen het bedrag dat de betreffende rapporteringstolerantie overschrijdt).

  • Aangeven welk(e) artikel(en) het betreft (artikelnummer en omschrijving) en zo nodig regels in de tabel invoegen.

  • Regels die niet van toepassing zijn, worden uit de tabel verwijderd.

  • In kolom 2 worden de uitgaven en de ontvangsten opgeteld voor de omvangsbasis van het totaal van de artikelen en per artikel, omdat de rapporteringstolerantie in kolom 3 ook op basis van deze omvangsbasis worden berekend (zie hierna de berekeningswijze van de rapporteringstoleranties).

  • Percentages aangeven in procentpunten en rekenkundig afronden op één decimaal (bijvoorbeeld: 4,3%).

 

Rapporteringstolerantie op artikelniveau

Voor het rapporteren van fouten en onzekerheden op artikelniveau gelden de volgende kwantitatieve rapportagegrenzen.

Begrotingsartikel Fouten én onzekerheden
<= € 250 miljoen 10%
> € 250 miljoen en <= € 500 miljoen 25 mln
> € 500 miljoen 5%

Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

De rapporteringstolerantie per begrotingsartikel wordt berekend over (1) de som van de uitgaven en ontvangsten op dat artikel en (2) de verplichtingen afzonderlijk.

Rapporteringstolerantie saldibalans

De rapportering vindt plaats op het niveau van het totaal van de saldibalans. De (totale) omvangsbasis van de saldibalans wordt bepaald aan de hand van de volgende uitgangspunten:

De relevante posten voor bepaling van de omvangsbasis zijn:

  • liquide middelen;

  • intracomptabele vorderingen en schulden;

  • extracomptabele vorderingen en schulden;

  • voorschotten;

  • openstaande rechten;

  • openstaande verplichtingen (inclusief garanties);

  • deelnemingen;

  • begrotingsreserve.

 

Bij vaststelling van de omvangsbasis van de saldibalans worden de volgende posten dus niet meegeteld:

  • de uitgaven ten laste van de begroting;

  • de ontvangsten ten gunste van de begroting;

  • de rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding;

  • de tegenrekeningen;

  • de kas-transverschillen.

 

Voor de rapportering in de bedrijfsvoeringsparagraaf van fouten en onzekerheden in de saldibalans gelden de volgende kwantitatieve rapportagegrenzen.

Omvangsbasis saldibalans Foutenén onzekerheden
<= € 250 miljoen 10%
> € 250 miljoen en <= € 1,25 miljard 25 mln
> € 1,25 miljard 2%

Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

Voor de rapportering over de saldibalans geldt dus dat de tolerantie wordt berekend over het totaal van de hiervoor genoemde posten, maar indien de rapportagegrenzen worden overschreden wordt wel in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld in welke posten de overschrijding(en) (incl. omvang) zich voordoet/ -voordoen.

Rapporteringstolerantie voor afgerekende voorschotten

Voor het rapporteren van fouten en onzekerheden in de afgerekende voorschotten gelden de volgende kwantitatieve rapportagegrenzen.

Afgerekende voorschotten Fouten én onzekerheden
<= € 250 miljoen 10%
> € 250 miljoen en <= € 500 miljoen 25 mln
> € 500 mln 5%

Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

De rapporteringstolerantie voor de afgerekende voorschotten wordt berekend over het totaalbedrag aan afgerekende voorschotten in het begrotingsjaar. Dit bedrag komt overeen met het bedrag dat afzonderlijk moet worden opgenomen bij (de toelichting op) de post “Voorschotten” in de Saldibalans per 31 december van het begrotingsjaar (model 3.31).

Rapporteringstolerantie agentschappen

De rapportering vindt plaats op het niveau van het totaal van de baten van alle agentschappen van het departement gezamenlijk. De omvangsbasis wordt bepaald door de totalen van de baten van alle agentschappen bij elkaar op te tellen.

Voor de rapportering in de bedrijfsvoeringsparagraaf van fouten en onzekerheden met betrekking tot agentschappen gelden de volgende kwantitatieve rapportagegrenzen.

Totale baten van alle agentschappen Fouten én onzekerheden
<= € 250 miljoen 10%
> € 250 miljoen en <= € 1,25 miljard 25 mln
> € 1,25 miljard 2%

Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

Voor de rapportering over de agentschappen geldt dus ook dat de tolerantie wordt berekend over het totaal van de baten, maar indien de rapportagegrenzen worden overschreden wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld bij welke agentschap(pen) de overschrijding(en) (incl. omvang) zich voordoet/voordoen.

Uitsluitend onder de voorwaarden zoals hierna vermeld, is het toegestaan om voor bepaalde jaarrekeningposten de rapporteringstolerantie te bepalen op basis van 2% van het balanstotaal van een agentschap in plaats van 2% van het totaal van de baten. Er dient sprake te zijn van een aanwijsbare noodzaak. Dit is het geval als toepassing van de reguliere rapporteringstolerantie van 2% van het totaal van de baten ertoe leidt dat niet op economisch rationele wijze kan worden vastgesteld dat de fouten en onzekerheden in de samenvattende verantwoordingsstaat agentschappen groter zijn dan deze reguliere rapporteringstolerantie. Tevens dient het balanstotaal voor deze balansposten een betere weergave te zijn van de activiteiten van het agentschap dan de baten. Tevens mag de aanvullende rapporteringstolerantie op basis van het balanstotaal uitsluitend gebruikt worden voor de jaarrekeningposten die niet op basis van de reguliere rapporteringstolerantie gecontroleerd kunnen worden. Voor de jaarrekeningposten die wel met de reguliere rapporteringstolerantie gecontroleerd kunnen worden geldt altijd dat de baten de grondslag vormen voor de rapporteringstolerantie.

De volgende voorwaarden gelden voor toepassing van de aanvullende rapporteringstolerantie op basis van 2% van het balanstotaal:

1) er is sprake van een agentschap dat zeer kapitaalintensief is en daarom meer dan normaal te maken heeft met waarderingskwesties in de balansposten;

2) er is sprake van jaarrekeningposten die in belangrijke mate oordeelsvorming vereisen, zoals schattingsposten, waarderingsposten, bijzondere waardeverminderingen (impairments), voorzieningen, waarbij de reguliere rapporteringstolerantie niet uitvoerbaar wordt geacht;

3) er wordt onderscheid gemaakt tussen posten die o.b.v. de aanvullende rapporteringstolerantie worden gecontroleerd (zoals geactiveerd vastgoed) en posten die o.b.v. de reguliere rapporteringstolerantie worden gecontroleerd (huuropbrengsten, apparaatskosten, etc).;

4) voor de toepassing van de aanvullende rapporteringstolerantie is schriftelijke toestemming van de Minister van Financiën vereist. Het Ministerie van Financiën kan, ter beoordeling van de noodzaak tot het gebruik van deze aanvullende grondslag voor de rapporteringstolerantie, advies inwinnen bij de Auditdienst Rijk (ADR).

Uitsluitend wanneer aan alle hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, mag een rapporteringstolerantie op basis van 2% van het balanstotaal gehanteerd worden voor de jaarrekeningposten waarbij dit noodzakelijk geacht wordt. Toestemming van de Minister van Financiën wordt schriftelijk aangevraagd, met een brief aan de directeur Begrotingszaken. Bij de aanvraag zal het Ministerie van Financiën de noodzaak toetsen op basis van de argumentatie en onderbouwing die het departement aanlevert. Wanneer niet voldaan wordt aan de voorwaarden of wanneer de Minister van Financiën niet of niet langer instemt met de toepassing van een aanvullende rapporteringstolerantie, dan geldt de rapporteringstolerantie op basis van de totale baten van de samenvattende verantwoordingsstaat agentschappen.

Voor de rapportering over de agentschappen zijn er twee scenario’s mogelijk:

  1. Er is alleen sprake van agentschappen waarbij de reguliere rapporteringstolerantie wordt toegepast, namelijk de rapporteringstolerantie gebaseerd op het totaal van de baten.

  2. Er is daarnaast ook sprake van één of meerdere agentschappen waarvoor een aanvullende rapporteringstolerantie o.b.v. het balanstotaal van dit agentschap of deze agentschappen mag worden toegepast.

 

Bij zowel scenario 1 als scenario 2 geldt: indien de rapporteringstoleranties worden overschreden, wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld bij welke agentschap(pen) de overschrijding(en) (incl. omvang) zich voordoet/voordoen. Bij scenario 2 geldt bovendien dat aanvullend wordt toegelicht voor welke jaarrekeningposten de aanvullende tolerantiegrens is toegepast.

Rapporteringstolerantie op totaalniveau

Voor het totaal van de artikelen in de departementale verantwoordingsstaat van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten (dus exclusief de agentschappen en de saldibalans) gelden de volgende tolerantiegrenzen:

Totaal van de artikelen Fouten én onzekerheden
<= € 250 miljoen 10%
> € 250 miljoen en <= € 1,25 miljard 25 mln
> € 1,25 miljard en <= € 50 miljard 2%
> € 50 miljard 1 miljard

Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld. De rapporteringstolerantie op totaalniveau wordt berekend over (1) de som van de uitgaven en ontvangsten op alle artikelen en (2) over de verplichtingen afzonderlijk.

Indien het totaal van de artikelen € 50 miljard of meer bedraagt, is de rapporteringstolerantie gemaximeerd op € 1 miljard, zodat fouten en onzekerheden die optellen tot € 1 miljard of meer altijd als overschrijding van de rapporteringstolerantie op totaalniveau in het onderdeel “Rechtmatigheid” van de bedrijfsvoeringsparagraaf gerapporteerd moeten worden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De niet-financiële verantwoordingsinformatie komt op een deugdelijke wijze (d.w.z. ordelijk en controleerbaar) tot stand. Voor de normen voor de deugdelijke totstandkoming wordt verwezen naar punt 7 bij de toelichting op de beleidsartikelen.

Indien de niet-financiële verantwoordingsinformatie deugdelijk tot stand is gekomen, wordt volstaan met deze geformuleerde standaardtekst:

“Er zijn geen bijzonderheden te melden”.

Dat wil zeggen dat: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn goed in het totstandkomingsproces belegd en het proces is achteraf reconstrueerbaar. Ordelijk en controleerbaar betekenen voorts dat de informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd op volledige en juiste wijze wordt opgenomen en dat bij alle externe beleidsinformatie in het jaarverslag duidelijk de informatiebron wordt aangegeven. De beleidsinformatie is niet strijdig met de financiële informatie in de begroting of het jaarverslag.”

Indien de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie tekortkomingen vertoont, worden deze tekortkomingen expliciet vermeld.

Financieel en materieel beheer

  1. Voor het bepalen van opmerkelijke zaken (belangrijkste tekortkomingen en risico’s) in het financieel- en materieelbeheer vormt de comptabele regelgeving in wettenpocket (https://wettenpocket.overheid.nl/portal/7ec1a250-bb0b-4d72-929e-d270ddae2817/weergeven) het uitgangspunt.

  2. In het onderdeel financieel en materieel beheer wordt in ieder geval ingegaan op de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden bij het departementale jaarverslag van het voorafgaande jaar en de maatregelen die zijn getroffen om de geconstateerde onvolkomenheden in het verslagjaar en de jaren daarna te voorkomen. Daarnaast wordt de afweging gemaakt of in dit onderdeel ook aandacht wordt besteed aan andere bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de maatregelen die naar aanleiding hiervan zijn getroffen.

 

Overige aspecten van Bedrijfsvoering

In dit onderdeel wordt aandacht besteed aan de overige belangrijke risico's in de bedrijfsvoering die geen betrekking hebben op het financieel beheer en materieelbeheer. Tevens wordt ingegaan op de door de Algemene Rekenkamer in het voorafgaande jaar geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, die geen betrekking hebben op het financieel en materieelbeheer en de maatregelen die getroffen zijn om de geconstateerde onvolkomenheden in het verslagjaar en de jaren daarna te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is informatiebeveiliging.

Toelichting paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

In deze verplichte paragraaf wordt aandacht besteed aan de rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen op verzoek van de Tweede Kamer of naar aanleiding van de toezeggingen van de Minister van Financiën aan de Tweede Kamer in onder andere debatten, AO's en overige overleggen.

Voor jaar 20XX dient in deze paragraaf aandacht te worden besteed aan de volgende rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen:

  1. MenO- risico's en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid: Er is sprake van MenO-risico's bij afhankelijkheid van derdengegevens. Derdengegevens zijn afkomstig van natuurlijke personen of rechtspersonen buiten de overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een regeling waarin de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing afhankelijk is gesteld van deze gegevens. Op hoofdlijnen worden de MenO- risico's en de maatregelen die zijn getroffen om deze MenO-risico's te beheersen beschreven. Nog niet geïmplementeerde maatregelen kunnen in paragraaf drie worden toegelicht. Tevens worden de resterende MenO-risico's na uitvoering van het MenO-beleid beschreven en (voor zover mogelijk) gekwantificeerd. Ontwikkelingen in t-1 aangaande het M&O-beleid beschrijft men hier ook (zie Handleiding tegengaan misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, Ministerie van Financiën, 1998).

  2. Grote lopende ICT-projecten: In deze paragraaf wordt expliciet aandacht besteed aan de uitvoerings- en privacyrisico’s van grote lopende ICT-projecten bij het ministerie (inclusief publiekrechtelijke ZBO's). Het betreft projecten met een ICT-component meer dan € 5 miljoen, die ook in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk en het ICTDashboard moeten worden gemeld.

  3. Gebruik open standaarden en open source software: Dit onderwerp wordt in deze paragraaf alleen vermeld indien is afgeweken (het 'comply of explain’-beginsel) van artikel 3, eerste lid van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten). De Tweede Kamer wil dat de overheid meer gebruik maakt van open standaarden en open source software. De Instructie rijksdienst schrijft voor dat bij de aanschaf en ontwikkeling van ICT-diensten of ICT-producten in beginsel gebruik moet worden gemaakt van open standaarden van de lijst van het College Standaardisatie. Valide afwijkingsgronden zijn opgenomen in de Instructie Rijksdienst. Als er sprake is van afwijking van de Instructie Rijksdienst dan wordt dit gemotiveerd aangegeven.

  4. Betaalgedrag: Ten slotte wordt in deze paragraaf ingegaan op het betaalgedrag van het ministerie, indien de minimale rijksbrede norm om 95% van de facturen binnen 30 dagen te betalen, niet is gehaald (het 'comply or explain-beginsel'). Daarbij wordt toegelicht wat de oorzaken zijn van het niet behalen van de norm en welke geïmplementeerde verbetermaatregelen zijn genomen. Alle overige niet geïmplementeerde verbetermaatregelen (zoals verbeterplannen) kunnen in paragraaf 3 worden opgenomen.

  5. In dit onderdeel wordt verslag gedaan van de activiteiten van het Audit Committee in het verslagjaar alsmede de uitkomsten van de evaluaties over het functioneren van het audit committee.

  6. Departementale checks and balances: in dit onderdeel wordt tenminste iedere vijf jaar een beschrijving opgenomen van de departementale checks and balances voor subsidieregelingen. Bij tussentijdse wijzigingen moeten departementen hiervan verslag doen.

  7. Normenkader financieel beheer: dit onderdeel beschrijft beleidsmatige ontwikkelingen en algemene ontwikkelingen met betrekking tot het toezicht op het normenkader. Hierbij kan worden gedacht aan het opnemen van normenkader in wetgeving waar dit aanvankelijk in governancecodes was geïmplementeerd. Ontwikkelingen ten aanzien van specifieke zbo’s en RWT’s dienen in model 3.40 (Bijlage RWT’s en zbo’s) te worden opgenomen.

 

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Deze paragraaf is optioneel en vormvrij. Deze paragraaf beschrijft de ontwikkelingen en (voorgenomen) verbeteringen in de bedrijfsvoering, voor zover nog niet is toegelicht in paragrafen 1 en 2. Deze paragraaf bestaat uit maximaal 2 pagina's.