Logo Rijksoverheid - Ministerie van Financiën

Rijksbegrotingsvoorschriften 2017

Logistiek

1. Algemeen

Het logistieke proces omvat met inachtneming van het Tijdschema de aanlevering door de departementen (FEZ-directies) van concepten van de begrotings- en verantwoordingsstukken aan het Ministerie van Financiën en - al naar gelang van toepassing - aan de ministerraad (MR), de Raad van State (RvS), de Tweede Kamer (TK) en de Algemene Rekenkamer (AR).

Alle begrotings- en verantwoordingsstukken worden via het Ministerie van Financiën aan deze colleges verzonden. De departementen verzenden dus zelf geen stukken aan deze colleges, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven. Dit geldt ook voor Nota’s van wijziging op bij de Tweede Kamer ingediende begrotingswetsvoorstellen.

Als er over het verzenden of aanleveren van stukken wordt gesproken, wordt ook bedoeld het (digitaal) plaatsen van een elektronische versie van een stuk in de daartoe door het Ministerie van Financiën aangewezen elektronische map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting (SRR).

1.1 Aanlevering Rijksportaal Rijksbegroting en drukproefvoorbereiding Sdu Uitgevers

De communicatie tussen de FEZ-directies, Auditdienst Rijk, bureaus SG en Financiën over de uitwisseling van begrotings- en verantwoordingsstukken verloopt zoveel mogelijk digitaal via de besloten en beveiligde samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting. Plaats de bestanden in de juiste elektronische map. Eerst de goede map dubbel aanklikken en dan het bestand uploaden.

Voor wat betreft de naamgeving van de documenten wordt de volgende titel-structuur gehanteerd: hoofdstuknummer, departement gevolgd door hoofdstuknummer in romeins schrift tussen haakjes, (suppletoire) begroting/ slotwet/ jaarverslag, en datum. Bijvoorbeeld: 01. Koning (I), Slotwet 201x, versie xx maart 201x

Voor de relevante aanleveringsdata raadpleegt men het tijdschema van de Rijksbegrotingsvoorschriften (Tijdschema). Alleen van de RvS-versie, de TK-versie en de AR-versie van de diverse stukken worden soms ook enkele papieren exemplaren bij Financiën ingediend.

In overleg met de departementen worden per departement een beperkt aantal personen geautoriseerd voor toegang tot de SRR.

Voor het verkrijgen van een autorisatie kan contact opgenomen worden via hafir@minfin.nl.

Geautoriseerde personen kunnen via het Rijksportaal doorklikken naar de samenwerkruimte (http://samenwerkruimten.rijksweb.nl/). Indien ingelogd is de samenwerkruimte Rijksbegroting bereikbaar door in het zoekveld "Rijksbegroting" in te typen.

De departementen worden tijdig geinformeerd over de aanleverspecificaties van de SDU voor zowel de begrotingen als de jaarverantwoording.

1.2 Algemene aandachtspunten

Bestanden

Bestanden als Word-document (doc-extensie) plaatsen, tenzij het de definitieve getekende RvS-, TK- of AR-versie betreft. De definitieve versies bij voorkeur als pdf-bestand plaatsen, inclusief gescande handtekening(en). Bij de suppletoire wetten en de slotwet geldt dit niet. Hier moet een bewerkbaar doc-document voor worden aangeleverd. Het drukproces verloopt dan namelijk via de griffie en niet rechtstreeks met Sdu Uitgevers. De griffie regelt samen met Sdu Uitgevers het drukken van de slotwetten en suppletoire wetten. In het algemeen geldt dat het verstandig is om van alle begrotingsstukken voor Sdu Uitgevers een bewerkbaar doc-document beschikbaar te houden.

Tabellen

Tabellen in het doc-document worden als bewerkbare tabellen opgenomen (dus niet via een link of als onbewerkbaar plaatje). Tabellen worden dus ook niet als aparte Excelbestanden (xls-extensie) in de mappen geplaatst. Zo nodig worden door de departementen met Sdu Uitgevers aparte aanleverafspraken voor drukproef-kopij gemaakt waarbij aan Sdu Uitgevers wel bronbestanden van de tabel middels een overzichtelijk Excelbestand er bij worden aangeleverd.

Open data bestanden

Open data bestanden dienen (conform de afgesproken sjablonen en tijdsschema) te worden aangeleverd via de daartoe bestemde map in de samenwerkingsruimte. De sjablonen zijn terug te vinden onder de informatieve documenten in de wettenpocket: https://wettenpocket.overheid.nl/portal/7ec1a250-bb0b-4d72-929e-d270ddae2817/weergeven

Samenwerking met Sdu Uitgevers

Voor de voorbereiding van het drukproces van de kamerstukken van de ontwerp-begrotingen, de suppletoire begrotingen (inclusief slotwetten) en de jaarverslagen onderhouden de departementen zelf contact met Sdu Uitgevers. Hieronder vallen afspraken over de planning en de aanlevering van stukken.

Links

In het kader van Verantwoord Begroten is het aanbrengen van links naar achterliggende stukken een manier om de begrotingen compact te houden. Het aanbrengen van links is wel aan spelregels gebonden:

Linken naar officiële publicaties:

  1. Parlementaire stukken: Opnemen als hyperlink of in woorden, dus bijvoorbeeld "Kamerstuk 33000-XV, nr. 66". Opsommingen worden door Sdu Uitgevers niet verwerkt, dat wil zeggen dat een link altijd naar één digitale bron op het internet moet verwijzen. Een tekst met een opsomming zoals "Kamerstuk 33000-XV, nr. 66-70" wordt door de sdu dus niet vertaald naar "Kamerstuk 33000-XV, nr. 66", "Kamerstuk 33000-XV, nr. 67", "Kamerstuk 33000-XV, nr. 68", "Kamerstuk 33000-XV, nr. 69", "Kamerstuk 33000-XV, nr. 66-70".

  2. Staatscourant van voor 1 juli 2009: Opnemen als hyperlink of in woorden dus bijv. "Staatscourant, 2008, 252", mits minstens het onderwerp van het stuk in de tekst ook wordt genoemd en indien beschikbaar op het RPS (dat terug gaat tot 1995).

  3. Staatscourant van na 1 juli 2009: Opnemen als hyperlink of in woorden dus bijvoorbeeld "Staatscourant, 2012, 334".

  4. Staatsbladen: Opnemen als hyperlink of in woorden dus bijvoorbeeld "Stb. 2012, 4".

 

De permanente links zoals te vinden op www.overheid.nl en www.zoek.officielebekendmakingen.nl (zie Instructie links leesbaar maken) zijn dus altijd mogelijk, waarbij zowel de leesbaarheid voor departementen als verwerkbaarheid door Sdu uiteraard zijn geholpen met de korte link die met de knop 'Permanente link' in zoek.officiëlebekendmakingen.nl kan worden gemaakt.

Verwijzingen via hyperlink anders dan naar officiële publicaties: zowel leesbare links bijv. http://www.sdu.nl als onzichtbare links zoals bijv. sdu in de Word-kopij worden door de Sdu Uitgevers herkend en verwerkt.

2. Handtekeningen bewindslieden

2.1 Geen handtekening voor Ministerraadbehandeling

Begrotings- en verantwoordingsstukken voor MR-behandeling worden niet door de betrokken bewindslieden ondertekend. Deze stukken worden via een door de Minister van Financiën te ondertekenen Aanbiedingsformulier voor ministerraadsstukken aangeboden.

2.2 Wel handtekening

Ondertekening van de formele stukken door de ministers. De RvS-versie en de TK-versie van de begrotingsstukken, de AR-versie en de TK-versie van de verantwoordingsstukken worden wel van een handtekening voorzien.

De handtekening van de minister wordt bij de ontwerpbegroting geplaatst onder deel A (Artikelsgewijze toelichting bij het begrotingswetsvoorstel) van de memorie van toelichtingen (zie model 1.30).

De handtekening van de minister wordt bij het jaarverslag onder onderdeel A (Aanbieding van het jaarverslag en verzoek tot dechargeverlening, model 3.10).

In de praktijk kan het voorkomen dat een minister niet tijdig bereikbaar is om zijn handtekening te plaatsen op de RvS- versie, AR-versie of TK-versie van de begrotings- of verantwoordingsstukken. Bijvoorbeeld omdat de minister in het buitenland verblijft. Zo’n deadline-probleem kan worden voorkomen doordat de minister al enige dagen vóór de inzending van het formele stuk aan Financiën de aanbiedingsbrief (1.30 - Memorie van toelichting voor aanbieding begroting, 3.10 - Aanbieding en verzoek dechargeverlening voor aanbieding jaarverslag aan TK, model 4.10 voor de ontwerpbegroting, model 4.20 voor aanbieidng van het jaarverslag aan de AR) ondertekend.
Daarbij wordt benadrukt dat de minister naast de aanbiedingsbrief ook altijd de formele versie van het betreffende begrotings- of verantwoordingsstuk moet ondertekenen.

2.3 Hoe wordt er ondertekend?

Conform de richtlijn van de Tweede Kamer wordt als volgt getekend:

De Minister van ………(naam ministerie voluit en met hoofdletters),

de voorletter(s) en achternaam, zoals deze in de officiële benoemingslijst voor de kamerleden/ bewindsleden is opgenomen. Bijvoorbeeld J.R.V.A. Dijsselbloem, dus zonder titulatuur.

Begrotings- en verantwoordingsstukken worden niet door de staatssecretarissen mede-ondertekend. Staatssecretarissen functioneren immers onder de verantwoordelijkheid van de betrokken minister.

De begrotings- en verantwoordingsstukken van de programmaministers worden alleen ondertekend door de betrokken minister, tenzij de stukken ook agentschapsbegrotingen bevatten. N.B. agentschapsbegrotingen bevatten apparaatsgeld. Een minister zonder portefeuille kan niet verantwoordelijk zijn voor de personele component in het apparaatsbudget van het agentschap. Voor dit gedeelte van het apparaatsbudget moet de minister die met de leiding van het betrokken ministerie (het ambtelijk personeel en het daarvoor benodigde apparaatsgeld) is belast, mede ondertekenen. Dit kan eventueel met de mede-namens-constructie.

2.4 Handtekening-exemplaren van de ontwerpbegrotingen ten behoeve van de Staten-Generaal

De ontwerpbegrotingen zijn over het algemeen nog niet in de definitief gedrukte vorm beschikbaar op het moment dat ze ondertekend ingediend moeten worden bij Financiën. Volstaan kan worden met een losbladige versie van de ontwerpbegroting (de geaccordeerde drukproef van de Sdu Uitgevers). Financiën draagt zorg voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Prinsjesdag. Om de suppletoire en slotwetten te ondertekenen kan gebruik worden gemaakt van een uitgeprinte wordversie.

2.5 Handtekening-exemplaren van de jaarverslagen ten behoeve van de Staten-Generaal

Departementen vragen hun minister te tekenen op de definitieve drukproef die zij van de Sdu Uitgevers hebben ontvangen. Deze worden uiterlijk op de dinsdag vóór Verantwoordingsdag weer bij Financiën terugbezorgd, waarna Financiën zorg draagt voor aanbieding aan de Tweede Kamer op Verantwoordingsdag.

3. Ministerraad-behandeling

3.1 SG-versie begrotingen

Halverwege juli (zie Tijdschema) worden de SG-versies van de begrotingen geplaatst op de SRR. Deze versie is bedoeld voor ambtelijke afstemming. Wacht hier dus niet mee tot aan de Begrotingsraden in augustus. Van elk departementaal Bureau SG zijn ook twee personen gemachtigd om deze versie via de SRR te raadplegen. Het is verstandig ook met hen contact te zoeken zodat niet wordt gewacht tot aan de Begrotingsraden met eventueel commentaar leveren aan de andere departementen.

3.2 Samenwerkruimte (SRR)

De ministerraad-versie van de begrotings- en verantwoordingsstukken wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR.

3.3 Indiening Ministerraad

De ontwerp-begrotingen van de departementen worden in de MR behandeld, evenals de concept-Miljoenennota. Indiening bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën.

3.4 Suppletoire begroting en Slotwet

De suppletoire begrotingen (inclusief de Slotwetten) van de departementen worden niet behandeld in de ministerraad, tenzij in overleg tussen het vakdepartement en Financiën wordt besloten een specifiek suppletoir begrotingswetsvoorstel (bijvoorbeeld in verband met een belangrijk geschilpunt) wel voor te leggen aan de ministerraad. In beginsel worden alleen de concept-Voorjaarsnota en de concept-Najaarsnota in de ministerraad behandeld. Indiening van de nota’s bij de ministerraad geschiedt door de Minister van Financiën (en ook van een eventueel suppletoir begrotingswetsvoorstel).

3.5 Mutaties

De departementen zijn ervoor verantwoordelijk dat nadere mutaties, aangebracht in concept-suppletoire begrotingen (inclusief concept-slotwetten), steeds intensief met de Inspectie der Rijksfinanciën worden gecommuniceerd, opdat de Inspectie der Rijksfinanciën zo nodig kan zorgdragen voor verwerking van die nadere mutaties in de betrokken concept-budgettaire nota.

3.6 Verantwoording

Wat betreft de jaarlijkse financiële verantwoording worden de volgende stukken in de MR behandeld:

  1. De concept-jaarverslagen; deze worden door de Minister van Financiën bij de MR ingediend (Tijdschema);

  2. Het concept-Financieel Jaarverslag van het Rijk; dit wordt door de Minister van Financiën bij de MR ingediend.

 

3.7 Aanpassingen na Ministerraad

De betrokken departementen passen zo nodig de begrotings- en/of verantwoordingsstukken aan aan de besluitvorming in de MR. Ten opzichte van het bij de ministerraad ingediende wetsvoorstel mogen alleen technisch-procedurele wijzigingen, macro-economische aanpassingen en wijzigingen op grond van besluitvorming in de ministerraad worden aangebracht.

4. Advisering Raad van State

4.1 Raad van State-versie begroting

De RvS-versie van de begrotingsstukken wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de Samenwerkingsruimt Rijksportaal Rijksbegroting (SRR) en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De memorie van toelichting van 1 exemplaar dient door de betrokken minister te zijn ondertekend.

4.2 Uiterlijke datum

De ontwerpbegrotingen van de departementen worden voor advies aan de RvS voorgelegd, evenals de concept-Miljoenennota. Indiening bij de RvS geschiedt door de Minister van Financiën en wel jaarlijks uiterlijk vóór 1 september.

4.3 Adviezen

De door de RvS uitgebrachte adviezen over de ontwerpbegrotingen worden aan Financiën uitgebracht. Financiën zendt deze adviezen via plaatsing in een daartoe gereserveerde digitale map in SRR direct door aan de betrokken departementen.

4.4. Nader rapport

De departementen stellen naar aanleiding van het advies van de Raad van State, indien nodig een bijlage op bij het Nader rapport aan de Koning. Daartoe wordt gebruikt gemaakt van model 1.50 (in feite betreft het een bijlage bij het Nader rapport). De departementen passen zo nodig de begrotingsstukken aan. Indien sprake is van een blanco advies is het in principe niet nodig om deze bijlage op te stellen, behalve als zich ten opzichte van de Raad van State-versie wijzigingen hebben voorgedaan in de begrotingsstaat en/of wijzigingen die beleidsmatig of politiek relevant zijn. Het Nader rapport zelf wordt opgesteld door Financiën. Het door de departementen op te stellen Nader rapport hoeft niet te zijn ondertekend door de betrokken minister.

4.5 Suppletoire begrotingen

Ontwerp-suppletoire begrotingswetsvoorstellen worden niet voor advies aan de Raad van State voorgelegd.

5. Behandeling Tweede Kamer (en Eerste Kamer)

A. Begrotingsbehandeling (en Nota’s van wijziging):

5.A.1.

De Tweede Kamer-versie van de begrotingsstukken inclusief het Nader rapport moeten bij Financiën worden ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De memorie van toelichting van 1 exemplaar van de ontwerpbegroting wordt door de betrokken minister ondertekend. Zie hiervoor het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden'.

5.A.2.

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen en de bijbehorende budgettaire nota’s worden door de Minister van Financiën bij de Tweede Kamer ingediend (ook digitaal naar de Griffie van de Tweede Kamer verzonden).

5.A.3.

De behandeling van de begrotingswetsvoorstellen kan, zolang over een wetsvoorstel nog niet is gestemd, leiden tot Nota’s van wijziging (van de zijde van de regering) en/of amendementen (van de zijde van de Tweede Kamer).

5.A.4.

Een Nota van wijziging wordt zoveel mogelijk conform model 1.51  (voor de ontwerp-begroting) en model 4.51 (voor een suppletoire begroting) ingericht. Een nota van wijziging wordt ondertekend door de betrokken minister (en gaat vergezeld van een ondertekende aanbiedingsbrief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer). Deze wordt op papier in 2-voud aan de Minister van Financiën gestuurd (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer) en wordt door de FEZ-directies in de SRR geplaatst. Nota's van wijziging worden door de Minister van Financiën aan de Tweede Kamer (door)gezonden.

5.A.5.

Voor memories van antwoord en de beantwoording van schriftelijke vragen (m.b.t de begrotingsstukken) geldt dat over de beantwoording overeenstemming moet zijn met Financiën (DGRbg). De betreffende minister draagt zorg voor verzending aan de Tweede/Eerste Kamer.

5.A.6.

Nota's van wijziging die verband houden met niet eerder in de Ministerraad aan de orde geweest zijnde beleidsbeslissingen met financiële gevolgen, worden in de Ministerraad aan de orde gesteld voordat ze bij de Tweede Kamer kunnen worden ingediend (neem bij twijfel vooraf contact op met de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer).

5.A.7.

De Ministerraad dient daarbij ook te beslissen of de Nota van wijziging wel of niet vóór toezending aan de Tweede Kamer eerst nog voor advies aan de Raad van State wordt voorgelegd. Indiening van een Nota van wijziging bij de Ministerraad en de Raad van State geschiedt steeds door de Minister van Financiën.

B. Amendementen

5.B.1.

De (suppletoire) begrotingswetsvoorstellen kunnen door de Tweede Kamer via amendering worden gewijzigd. Op grond van artikel 16 Comptabiliteitswet neemt een betrokken minister zonder voorafgaand overleg met de Minister van Financiën geen definitief standpunt in over een amendement, als aan dat amendement financiële gevolgen voor het Rijk zijn verbonden.

5.B.2.

Indien kamerleden die amendementen willen indienen, een beroep doen op ambtelijke bijstand van het betrokken departement, kan in puur technische zin bijstand worden verleend (zie Begrippenlijst voor uitleg over amendementen).

5.B.3.

Bij uitzondering komt het voor dat via een amendement in de begrotingsstaat artikelonderdelen opgenomen worden. Artikelonderdelen die via amendering in de begrotingsstaat zijn opgenomen, worden in het betrokken jaar in de (overige) suppletoire begrotingen (inclusief de slotwet) en in de verantwoordingsstaat (rekening/jaarverslag) gehandhaafd.

Amendementen hebben altijd betrekking op het begrotingsjaar. Soms kunnen amendementen een meerjarige werking hebben. Mutaties als gevolg van amendementen die een meerjarige werking hebben, dienen in beginsel zowel in het betrokken jaar als de jaren daarna in de (overige) suppletoire begrotingen (inclusief de slotwet) en in de verantwoordingsstaat (rekening/jaarverslag) te worden geëxpliciteerd, tenzij de betreffende minister hiertegen ernstige bezwaren kenbaar heeft gemaakt. In dat geval worden de mutaties als gevolg van amendementen die een meerjarige werking hebben alleen in het betrokken jaar in de suppletoire begrotingen (inclusief slotwet) en in de verantwoordingsstaat (rekening/jaarverslag) geëxpliciteerd.

C. Behandeling jaarverslagen

5.C.1.

Indien wordt voorzien dat indiening op de in het tijdschema aangegeven datum niet mogelijk is, wordt het Ministerie van Financiën daar zo snel mogelijk van op de hoogte gesteld (Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer, hafir@minfin.nl). Indien de indiening van de jaarstukken aanzienlijk later zal plaatsvinden dan de vastgestelde datum, zal door middel van een brief met redenen omkleed uitstel aangevraagd moeten worden bij de Minister van Financiën.

5.C.2.

De Tweede Kamer-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen) wordt bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast tevens in 2-voud op papier bij de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Voor de ondertekening van de jaarverslagen zie het onderdeel 'Handtekeningen bewindslieden'.

5.C.3.

Jaarverslagen zijn geen wetsvoorstellen en worden door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer als nota/rapport/brief behandeld. Nota’s van wijziging en/of amendementen zijn niet mogelijk.

5.C.4.

In afwijking van andere nota’s/rapporten/brieven wordt de behandeling van een jaarverslag door zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer afgesloten met een formeel besluit tot dechargeverlening (zie artikel 64 Comptabiliteitswet).

5.C.5.

De ontwerp-slotwetten worden meestal gelijktijdig behandeld met de jaarverslagen. In beginsel zijn hierop wel Nota’s van wijziging en/of amendementen mogelijk. In de praktijk komt dat zelden voor.

6. Controle Algemene Rekenkamer

6.1 Verantwoordingsstukken

De AR-versie van de verantwoordingsstukken (de jaarverslagen en de Slotwetten) worden bij Financiën ingediend door middel van plaatsing in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast in 2-voud op papier bij Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. Eén exemplaar van het jaarverslag en één exemplaar van de memorie van toelichting van de Slotwet worden door de minister ondertekend. Zie hiervoor model 3.10 en model 3.54.

6.2 Begrotingen

Met uitzondering van de ontwerp-slotwetten worden (suppletoire) begrotingen niet vóór de indiening bij de Tweede Kamer aan het oordeel van de Algemene Rekenkamer onderworpen. De ontwerp-slotwetten worden door de Algemene Rekenkamer bezien op consistentie met de concept-jaarverslagen.

6.3. Ontwerp-slotwetten, concept-jaarverslagen en auditrapporten

De ontwerp-slotwetten worden eind maart gezamenlijk met de concept-jaarverslagen en de daarbij behorende samenvattende auditrapporten door de Minister van Financiën aan de Algemene Rekenkamer gestuurd.

6.3.1. Inleiding

Correcties, die na 15 maart worden aangebracht in een jaarverslag, kunnen doorwerken in het door het Ministerie van Financiën opgestelde Financieel Jaarverslag van het Rijk en kunnen van invloed zijn op de strekking van de door de Auditdienst Rijk afgegeven controleverklaring bij het departementale jaarverslag. Om die reden dient de Directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën eventuele correcties uiterlijk op de in het tijdschema genoemde datum in haar bezit te hebben, omdat anders de Algemene Rekenkamer niet in staat is haar verantwoordingsrapporten bij de jaarverslagen tijdig vast te stellen.

6.3.2 Correcties in slotwetten

Indien na 15 maart (datum controleverklaring Auditdienst Rijk bij de departementale jaarverslagen) correcties worden aangebracht in (een ontwerpslotwet worden deze correcties op afzonderlijke correctiebladen (volgens dezelfde procedure als hieronder beschreven voor de correcties in een departementaal jaarverslag) via Financiën aan de Algemene Rekenkamer voorgelegd. Voor de uiterste indieningsdatum zie het tijdschema. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat sommige correcties in het jaarverslag doorwerken in de Slotwet.

6.3.3 Correcties in jaarverslagen

In een jaarverslag moeten soms correcties worden aangebracht na indiening van het door de Auditdienst Rijk gecontroleerde jaarverslag bij het Ministerie van Financiën.

De correcties in de jaarverslagen dienen beperkt te blijven tot:

  1. Correcties die tussen 15 en uiterlijk 30 maart (zie tijdschema) door het betrokken departement (Financieel Economische Zaken) bij nader inzien strikt noodzakelijk worden bevonden, inclusief eventuele wijzigingen n.a.v. de behandeling en vaststelling van het jaarverslag in de Ministerraad;

  2. Correcties naar aanleiding van opmerkingen van het Ministerie van Financiën. Deze correcties die Financiën noodzakelijk vindt, worden uiterlijk 7 april (zie tijdschema) doorgevoerd; daarna kunnen alleen correcties worden doorgevoerd die de Algemene Rekenkamer noodzakelijk vindt;

  3. Correcties naar aanleiding van opmerkingen van de Algemene Rekenkamer.

 

Voor alle correcties (ook kleine correcties) onder a, b en c geldt dat deze alleen kunnen worden aangebracht indien daarover overeenstemming bestaat met het betrokken cluster van de Auditdienst Rijk. Alle correcties moeten via de correctiebladenprocedure door de Auditdienst Rijk zijn geaccordeerd met een “aantekening voor akkoord” en worden door de directie Begrotingszaken ter informatie aangeboden aan het betrokken bureau van de Algemene Rekenkamer.

Uiterlijk 30 maart (zie tijdschema) moet een volledig gewijzigde versie van het jaarverslag worden geplaatst in de digitale map in de samenwerkruimte Rijksportaal Rijksbegroting indien na 15 maart middels correctiebladen wijzigingen zijn aangebracht in het jaarverslag.

De ontwerp-slotwetten worden gezamenlijk met de concept-jaarverslagen en de daarbij behorende samenvattende auditrapporten uiterlijk 31 maart (zie tijdschema) door de Minister van Financiën aan de Algemene Rekenkamer aangeboden.

6.3.4 Methode correctiebladen

Correcties worden verwerkt op een papieren correctieblad, ter vervanging van de oorspronkelijke bladzijde van het jaarverslag of de slotwet. Er is geen format voor een correctieblad beschikbaar. Een correctieblad is namelijk een kopie van de pagina/pagina’s met de gecorrigeerde tekst en/of cijfer(s), waarop wordt aangegeven wat er wordt gecorrigeerd, voorzien van een “aantekening voor akkoord” van de Auditdienst Rijk. Op het correctieblad wordt zichtbaar aangegeven (bijvoorbeeld door revisies of arceringen) wat er feitelijk wordt gecorrigeerd ten opzichte van de oorspronkelijke pagina van het jaarverslag of slotwet. Alle correctiebladen moeten zijn voorzien van het betreffende begrotingshoofdstuknummer, datum en een unieke, doorlopende nummering.

Indien wijzigingen noodzakelijk zijn na 15 maart wordt de 15 maart versie van het jaarverslag waarbij de controleverklaring van de ADR is verstrekt als basis gehanteerd voor de aan te brengen wijzigingen. Om de correctiebladenprocedure zo doelmatig mogelijk te laten verlopen worden de wijzigingen zoveel mogelijk gebundeld. De gebundelde wijzigingen worden in de vorm van één nieuwe totale versie van het departementale jaarverslag ingediend als één correctieblad, waarbij alle aangebrachte wijzigingen met “wijzigingen bijhouden” zichtbaar zijn gemaakt. Dit correctieblad wordt door de ADR voorzien van een “aantekening voor akkoord”. 

6.3.5 Correctiebladen logistiek

De officiële correctiebladen worden steeds via de Minister van Financiën (Directie Begrotingszaken, Afdeling Begrotingsbeheer) aan de Algemene Rekenkamer aangeboden. Ze worden dus niet rechtstreeks door het departement aan de Algemene Rekenkamer gezonden (deze correcties kunnen wel onderhands aan de Algemene Rekenkamer worden verstrekt). Alle correctiebladen worden geplaatst in de daartoe bestemde digitale map in de SRR en daarnaast in 2-voud op papier ingediend bij de Directie Begrotingszaken, afdeling Begrotingsbeheer. De Minister van Financiën zendt de correctiebladen zo spoedig mogelijk door naar de Algemene Rekenkamer.

6.3.6. Drukproef

Alle correcties worden door het betrokken departement ook verwerkt in de drukproef die bij de Sdu Uitgevers in voorbereiding is.

Na de uiterste indieningsdatum ingediende correcties kunnen ertoe leiden dat het drukproces bij de Sdu Uitgevers van het jaarverslag in de knel komt, of dat deze correcties niet in de definitieve drukproef verwerkt kunnen worden. Het gevolg is dat deze correcties via een addendum (invoegblad ter vervanging van de onjuiste pagina) aan het jaarverslag aan de Tweede Kamer aangeboden moeten worden. Hierdoor kan de correctie van het betreffende departement extra onder de aandacht van de Tweede Kamer komen.